Accesso agli atti per ricorrere ad una bocciatura

Svolgimento

il tema dell’accesso agli atti è sempre delicato, e richiede al dirigente scolastico (DS) di bilanciare il diritto alla trasparenza con il dovere di tutela della privacy e della correttezza procedurale. L’accesso agli atti in caso di non ammissione di uno studente alla classe successiva può comportare questioni complesse che riguardano normative di trasparenza, responsabilità di gestione dei documenti e tutela dei diritti degli studenti.

1. Quadro Normativo di Riferimento

In primo luogo, il DS deve conoscere il quadro normativo che disciplina l’accesso agli atti amministrativi, che include:

• Legge 241/1990, che regola l’accesso agli atti amministrativi per favorire la trasparenza e la partecipazione del cittadino. L’art. 22 riconosce il diritto all’accesso per i soggetti portatori di interessi giuridicamente rilevanti.
• Regolamento UE 679/2016 (GDPR) e D.Lgs. 101/2018, che normano la gestione e la protezione dei dati personali, con particolare riguardo alla privacy degli studenti.
• D.Lgs. 297/1994 (Testo Unico delle disposizioni legislative in materia di istruzione), che regolamenta la struttura del sistema scolastico e chiarisce le modalità di verbalizzazione delle decisioni degli organi collegiali, come il Consiglio di Classe.
• Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018), che specifica gli obblighi delle istituzioni scolastiche nel trattamento dei dati degli studenti.

2. Responsabilità del Dirigente Scolastico

Il DS è responsabile della gestione corretta e conforme alla normativa di tutte le procedure di accesso agli atti, oltre che della tutela della riservatezza degli studenti e del rispetto della trasparenza amministrativa. In caso di una richiesta di accesso agli atti relativa a un alunno non ammesso alla classe successiva, le principali responsabilità del DS includono:

• Verificare la legittimità della richiesta di accesso e l’interesse giuridico di chi presenta l’istanza.
• Assicurare la tutela della privacy dell’alunno e dei dati sensibili eventualmente presenti nei documenti richiesti.
• Coordinare il personale di segreteria e i docenti per garantire che tutti gli atti e i verbali relativi alla decisione siano corretti e completi.

3. Azioni del Dirigente Scolastico in caso di richiesta di accesso agli atti

3.1 Valutazione preliminare della richiesta di accesso agli atti

Il primo passo del DS è la verifica della richiesta di accesso, accertandosi che provenga da un soggetto legittimato (tipicamente il genitore o il tutore legale dell’alunno, o lo stesso studente se maggiorenne). Il DS deve inoltre valutare che esista un interesse giuridico concreto rispetto agli atti richiesti, ossia che la richiesta sia motivata da un’esigenza legittima di ottenere informazioni utili alla tutela dei diritti dell’interessato.

3.2 Verifica della documentazione oggetto della richiesta

Una volta confermata la legittimità della richiesta, il DS si coordina con il personale di segreteria e, se necessario, con il Coordinatore di Classe per reperire tutti i documenti pertinenti. Questi atti possono includere:

• Verbali del Consiglio di Classe relativi allo scrutinio finale, che riportano le motivazioni della decisione di non ammissione.
• Schede di valutazione e documentazione sui progressi didattici dello studente durante l’anno scolastico.
• Relazioni o eventuali comunicazioni inviate alla famiglia nel corso dell’anno scolastico, in particolare se lo studente presentava difficoltà specifiche.

È essenziale che il DS verifichi che tutta la documentazione sia completa e correttamente verbalizzata, poiché la coerenza e la correttezza dei verbali sono fondamentali per garantire la legittimità delle decisioni scolastiche.

3.3 Applicazione della normativa sulla privacy

Nel gestire l’accesso agli atti, il DS deve prestare particolare attenzione al trattamento dei dati personali. In ottemperanza al Regolamento GDPR e al Codice della Privacy, il DS si accerta che siano visibili solo i dati necessari per la comprensione della decisione di non ammissione, escludendo informazioni sensibili di altri alunni o personale. Ad esempio, i verbali devono essere anonimizzati o parzialmente oscurati nelle parti non pertinenti alla richiesta, in modo da proteggere la privacy di terzi coinvolti nei documenti.

3.4 Comunicazione della decisione e risposta formale

Dopo aver predisposto la documentazione richiesta, il DS redige una risposta formale all’istanza di accesso agli atti, indicando:

• La disponibilità o il rifiuto della documentazione richiesta, motivato da ragioni legittime.
• Le modalità di accesso: nel caso di esito positivo, il DS specifica dove e come i genitori o lo studente possono visionare i documenti (in presenza o tramite copia cartacea/elettronica).

Il DS deve rispettare i termini previsti dalla Legge 241/1990 per rispondere all’istanza, solitamente entro 30 giorni dalla presentazione della richiesta.

3.5 Coordinamento con eventuali figure legali o di supporto

Se la situazione lo richiede, il DS può consultare il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) o altri consulenti legali per garantire che la procedura di accesso sia svolta in piena conformità con la normativa sulla protezione dei dati. Tale supporto è particolarmente utile nei casi di potenziali contenziosi o in situazioni in cui l’interpretazione delle norme sia complessa.

3.6 Monitoraggio e archiviazione della pratica

Una volta completato il processo, il DS deve assicurarsi che tutti i passaggi siano documentati e che la pratica venga archiviata correttamente, in modo da poter dimostrare la conformità alla normativa in caso di controlli o richieste di chiarimento. L’archiviazione ordinata e completa è essenziale per garantire trasparenza e tracciabilità delle decisioni prese.

4. Conclusione

L’accesso agli atti relativi alla non ammissione di uno studente è un processo che richiede al dirigente scolastico attenzione alla trasparenza amministrativa e alla tutela dei dati personali. Attraverso una gestione corretta e conforme alle norme vigenti, il DS garantisce il diritto delle famiglie a comprendere le decisioni prese, assicurando al contempo la riservatezza delle informazioni sensibili e la legittimità dei procedimenti scolastici.