La comunicazione nel mondo del lavoro

La Comunicazione in azienda
Come comunicare con i dipendenti.

Reazioni tipiche barriere alla comunicazione.
Thomas Gordon, psicologo clinico,ha elencato 12 reazioni tipiche valutate come barriere alla comunicazione,applicabili in ogni realtà:

1) Dirigere, dare ordini
Questi messaggi comunicano al collaboratore/ collega, che i suoi sentimenti bisogni/necessità non sono importanti, ma e importante che questo si conformi alle necessità del capo/azienda senza possibilità di interazione.
Lo inducono a temere il potere perché può sentirsi minacciato dal suo lavoro.
Possono provocare sentimenti di risentimento o di rabbia che spesso lo inducono a reagire ostilmente.
Possono comunicargli che il capo non si fida delle sue capacità e del suo giudizio;
2) Avvertire, minacciare, ammonire
Tali messaggi possono rendere un collaborato/collega remissivo.
Possono suscitare risentimento e ostilità come quando si danno ordini.
Possono indurlo a credere che non vengano rispettate le sue necessità all’interno dell’organizzazione.
3) Esortare,moraleggiare,fare la predica
Tali messaggi fanno pesare sul collaboratore/collega il potere dell’autorità, del dovere, degli obblighi.
Passivizzano il soggetto, possono far nascere sensi di colpa o sensi di emarginazione.
Può pensare che il capo non si fidi delle sue abilità di giudicare la validità dei valori e progetti propri e altrui.

4) Consigliare, offrire suggerimenti o soluzioni.
Tali messaggi sono spesso interpretati dal collaboratore/collega, come prova del fatto che non ci si fida della sua capacità di giudizio e di trovare soluzioni proprie.
Possono indurlo a diventare dipendente dal capo e a passivizzarsi.
I consigli a volte comunicano l’atteggiamento di superiorità dal capo e possono indurre nei soggetti deboli un senso di inferiorità.
Possono indurli a contrastare continuamente le idee del capo per riaffermare la propria identità.
5) Insegnare, argomentare, persuadere.
Quando si cerca di insegnare qualcosa, possiamo correre il rischio di far sentire l’altro inferiore, subordinato, inadeguato.
Largomentare può indurre il collaboratore collega a mettersi sulla difensiva (credi che non lo sappia?).
E raro che gli adulti amino sentirsi dimostrare di aver sbagliato,la tendenza e quella di difendere accanitamente le proprie posizioni.
6)Giudicare,criticare,opporsi,biasimare
Tali messaggi fanno sentire il collaboratore/collega inadeguato.
L’idea di sé, si forma anche attraverso i giudizi e le valutazioni degli altri.
Le critiche, inoltre suscitano altrettante controcritiche.
Si risponde mettendosi sulla difensiva, semplicemente per proteggere la propria immagine.
I giudizi inducono a tenere per sé i propri pensieri e a non contribuire alla soluzione dei problemi organizzativi.

7) Elogiare,assecondare.
Lelogio deve manifestare equilibrio.
Se è eccessivo, può essere interpretato come un modo sottile per manipolare o influenzare l’altro, se è insufficiente o assente per demotivare.
8)Etichettare,ridicolizzare,umiliare
Tali messaggi possono avere un effetto devastante sull’immagine di una persona, in un contesto organizzativo può bloccare la naturale restituzione degli stessi.
Può provocare disadattamento e talvolta malattie vere e proprie.
9)Interpretare,analizzare, diagnosticare
L’analisi, l’interpretazione e la diagnosi possono nascondere un atteggiamento di superiorità da parte del capo.
Tale tipo di messaggio può risultare frustrante, perché potrebbe dimostrare alcune debolezze del soggetto o se errato, provocare un senso di disagio per essere erroneamente valutato.
La diagnosi può interrompere immediatamente il desiderio di continuare a comunicare, insegnando che e preferibile astenersi dalla relazione.
10)Rassicurare,simpatizzare, consolare, sostenere
Contrariamente a quanto creduto, anche questi messaggi possono avere dei risvolti negativi nella comunicazione.
In alcuni casi e preferibile che l’altro mi comunichi il suo disagio senza consolarlo o rassicurarlo.
Esempio: se ci troviamo di fronte una persona che piange è preferibile lasciarla piangere, ma non soddisfare il nostro che e quello di non provare disagio a vederlo piangere;

11) Inquisire, fare domande,interrogare.
Eccedere nelle domande, può indurre l’altro a credere che non si ha fiducia in lui e a nutrire sospetti e dubbi, oppure può nascondere la volontà di far riconoscere eventuali errori per poi richiamarlo;
12)Sottrarsi, cambiare argomento,scherzare,distrarsi.
Tali messaggi comunicano che non siete interessati al vostro interlocutore o che lo rifiutate.
Rispondere scherzando ad una richiesta ci fa sentire respinti (tutte le persone vogliono essere ascoltate e capite con rispetto).

Conclusioni
Quando una persona si sente di essere sinceramente accettata per quella che e, si sente libera di prendere in considerazione un possibile cambiamento e pensare come può realizzare maggiormente il proprio potenziale.

Le considerazioni sopra riportate si prestano bene per i dipendenti di una azienda; sotto riporterò dei concetti che cercherò di sintetizzare.
I dirigenti di un’azienda dovrebbero chiedersi:
Quale e il morale dei dipendenti?.
Le soddisfazioni che i lavoratori cercano, non sono solo quelle del guadagno monetario ma anche quelle al fine di creare un’ morale alto .

Nella terminologia delle relazioni umane, questi bisogni personali sono descritti con termini quali:
a)La partecipazione;
b)Il riconoscimento;
c)La consultazione;
d)La possibilità;
e) La sicurezza;
f)La comunicazione.

Spesso l’organizzazione non ne è consapevole e tralascia tutto ciò.
Per la partecipazione: si potrebbero instaurare piani per per decentrare l’attività direttiva;
Per il riconoscimento: si potrebbe creare un sistema di riconoscimento del merito;
Per la sicurezza: si potrebbero avere programmi per il pensionamento;
Per la comunicazione: si potrebbe creare un giornale interno all’azienda;

Il ‘Morale alto va conquistato giorno dopo giorno e non può essere cambiato da un giorno all’altro, grazie ad un subitaneo ed unico tentativo di procurarsi il favore degli operai in modo quasi adulatorio.
Il morale è la risultante dei sentimenti e delle opinioni dei singoli operai intorno a tutto ciò di cui hanno esperienza nel loro campo di lavoro.
E importante tenere conto che l’atteggiamento dei dipendenti è mutabile e instabile nel tempo.
L’azione più importante per la direzione è determinare un equilibrio di compenso soddisfacente.
Quindi i bisogni dei dipendenti debbono essere in correlazione con i bisogni dell’azienda.

Ruoli del dipendente
Le esigenze del dipendente, rispetto al proprio lavoro, traggono molte caratteristiche dai differenti ruoli che il dipendente sostiene:
1) in quanto individuo;
Ogni operaio , ha un forte senso di individualità, accompagnato dal desiderio di esprimere la sua libera volontà e soddisfare i propri bisogni individuali.

2)In quanto membro di un gruppo di lavoro;
Il lavoratore all’interno del gruppo tende ad uniformarsi, ed è il gruppo che lo fa stare piu o meno bene.

2) In quanto dipendente dell’azienda
Questo tende ad identificare a volte il successo dell’azienda con il proprio o altrimenti assume atteggiamenti menefreghisti.
3) In quanto membro dei sindacati;
Spera di conseguire delle soddisfazioni.

Schema di comportamento della direzione
a) La direzione non deve apparire come una ‘ luce ingannevole ;
b) Gli atteggiamenti degli operai sono influenzati da atti apparentemente di scarso rilievo;
c) Riconoscimento da parte della direzione della dignità essenziale di ogni operaio;
d) La direzione deve far credere: voi contate qual cosa qui dentro ;
e) L’operaio deve pensare: questo è un buon posto per lavorare ;
f) Interessamento (come:retribuzioni,regolamentazioni delle ferie e dei permessi,programmi di assicurazione e di prepensionamenti,previdenza).
Comunque una soddisfazione completa non è realistica.
E stato detto segno dell’esistenza di un morale alto è la presenza di qualche utile e salutare dissenso .
Quello che in sostanza occorre fare è quello di far si che la sensazione predominante è che il ‘ lavoro va bene ,occorrerebbe quindi aver un quadro o uno strumento per poter misurare il grado di soddisfacimento dei clienti.

Dipendenza del subordinato
La caratteristica principale tra subordinato e superiore è la sua dipendenza da essi, per la soddisfazione dei suoi bisogni.
Il subordinato dipende dai suoi superiori per :
a) il lavoro;
b) per la continuità dimpiego;
c) per le promozioni;
d) per altro.
Da opportune indagini si e visto che tra i fattori che influenzano la soddisfazione del lavoro,il buon trattamento da parte dei superiori risulta ai primi posti.

Bisogno – necessità di sicurezza
I dipendenti lotteranno da ciò che è minaccia reale o immaginaria per la soddisfazione dei propri bisogni.
I dipendenti per poter sperare o credere nei loro bisogni debbono acquisire un senso di sicurezza, nel rapporto di dipendenza che hanno nei confronti dei loro superiori.
Le direzioni aziendali, venendo incontro a queste necessità hanno cercato di risolversi con provvedimenti a favore dei pensionamenti,assicurazioni malattia,speciali forme di credito.

Condizioni di sicurezza.
Esistono 3 fattori principali del rapporto superiore/dipendente che influiscono sulla sicurezza del dipendente.
a) L’atmosfera (atteggiamento dei superiori)
Sicurezza che diventa concreta quando sanno di aver la sincera approvazione dei loro superiori.
Se l’atmosfera è dubbia non possono avere nessuna assicurazione.

b)La conoscenza
Il dipendente deve saper cosa ci si aspetta da lui(conoscenza indispensabile).
Il dipendente deve essere messo a conoscenza:delle politiche aziendali,dell’atteggiamento della direzione,delle procedure,prassi,regolamenti,delle caratteristiche del lavoro affidato,compiti,responsabilità ,caratteristiche personali del capo,conoscenza preventiva dei cambiamenti che possono influire sul dipendente.
c)La disciplina
Se il capo non è all’altezza, i dipendenti se ne approfittano.
Si crea un circolo vizioso di antagonismo,occorre evitare il formarsi di atteggiamenti di disprezzo reciproco.

La necessità di indipendenza
Una volta che il dipendente ha raggiunto un grado soddisfacente di sicurezza, allora cercherà di utilizzare nel modo migliore le proprie capacità e i requisiti personali e sarà indipendente.
Se il dipendente sente, che la sua dipendenza dal superiore è estrema e che gli manca la sicurezza, lotterà ciecamente per la libertà.
Condizioni dell’indipendenza attiva
a) partecipazione;
b) responsabilità;
c) diritto di appello.

La partecipazione.
E una delle condizioni più importanti,ed e rappresentata dalla opportunità di esprimere la propria idea e di esprimere la propria idea e di contribuire con le sue proposte prima ancora che i superiori prendano delle decisioni in merito.
Egli acquisisce cosi , che le sue idee vengono tenute in considerazione nella risoluzione dei problemi.

La responsabilità
I dipendenti insicuri o ribelli che cercano l indipendenza in senso reattivo, non accettano responsabilità:cercano la libertà non l’opportunità di autorealizzazione e progresso.
Ad alcuni basta raggiungere un alto grado di sicurezza senza l’indipendenza,altri gioiscono dei rischi e dei pericoli di essere lasciati a se.
Ci sono dei dipendenti (una minoranza), le cui capacità potenziali in questo senso vengono pienamente valorizzate.
Diritto dappello
Ci sono casi in cui le opinioni dei dipendenti, differiscono radicalmente ma sicuramente da quelle dei propri superiori.
Il superiore può seguire la politica di ‘dare ragione a tutti .
Ma il risultato sarebbe quello di perdere il rispetto dei dipendenti,creando in tal modo un sentimento diffuso di indipendenza.
Il modo di risolvere il problema, è quello di fornire al dipendente un sistema per appellarsi alle decisioni del proprio capo,rivolgendosi ai superiori.
E corretto creare, un opportuna procedura per la risoluzione delle lamentele dei dipendenti(spesso tale procedura non esiste per i membri della direzione).

Di Bella Francesco